Gestion des préséances et des invités institutionnels

Personnes, fonctions et institutions au même endroit, avec une structure hiérarchique, des préséances et des formules d’appel toujours à jour. Chaque événement repose sur des informations fiables, pas sur une feuille de calcul.

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Une base institutionnelle unique

Les coordonnées des autorités ne sont plus dispersées dans des feuilles de calcul. Chaque personne dispose d’une fiche avec sa photographie, son institution, ses adresses et coordonnées, sa langue préférée et ses notes, et peut exercer plusieurs fonctions à la fois.

Plusieurs fonctions par personne, avec des dates de début et de fin
Une formule d’appel et un rang de préséance propres à chaque fonction
Des institutions avec un organigramme et des fonctions organisées hiérarchiquement

Module Personnes de Stela, avec la liste des autorités, leurs fonctions et leurs étiquettes

Préséances et classement automatique des invités

Chaque fonction possède un rang de préséance défini par l’organisation, manuellement ou depuis Excel. Stela l’utilise pour classer les invités et leur attribuer une place sur le plan. Si un événement l’exige, un ordre différent peut être activé pour cet événement ou pour toute l’organisation.

Formules d’appel et de politesse

Stela tient un catalogue de formules d’appel, en version longue et courte, au masculin et au féminin, traduisibles dans chaque langue. Dans les invitations et les documents, la plateforme choisit automatiquement la forme correcte selon le genre et la langue de chaque personne, tout comme pour l’intitulé de sa fonction.

Import depuis Excel et CSV

Importez les personnes avec leurs fonctions et leurs groupes depuis Excel (.xls et .xlsx) ou CSV, ainsi que les photographies depuis une archive zip. Stela valide chaque ligne et chaque champ, détecte les doublons, y compris à partir du document d’identité, et permet de fusionner les fiches. Lors de l’import des invités, une analyse assistée par intelligence artificielle signale les erreurs et les doublons potentiels.

Groupes, étiquettes et historique

Les groupes sont hiérarchisés et réutilisables d’un événement à l’autre : vous pouvez inviter un groupe entier ou sélectionner les invités par fonction. Les étiquettes permettent de classer toutes les fiches, et chaque personne conserve l’historique des événements auxquels elle a participé et des courriels qu’elle a reçus.

Accompagnants

Les accompagnants sont paramétrés dans l’invitation de chaque événement : s’ils sont autorisés, leur nombre maximal et la zone qui leur est attribuée.

Contrôle des accès et audit

Des rôles et des autorisations détaillés, des profils par événement et des fiches privées protègent les informations des autorités. Chaque enregistrement conserve l’identité de la personne qui l’a créé, modifié ou supprimé, ainsi que la date de l’action. Le journal d’audit consigne les modifications champ par champ.

De la création de la fiche à la formule d’appel

1Création et import
2Groupes et préséances
3Formules d’appel et de politesse

Poursuivez votre découverte

Les autres fonctionnalités de Stela

Invitations et communications

Invitations par courriel, portail de réponse pour l’invité et suivi de chaque envoi.

Plans de salle

Tables et places attribuées selon le rang de chaque autorité dans l’ordre de préséance, avec ajustement manuel.

Découvrez Stela lors d’une démonstration

Nous vous montrerons comment Stela peut vous aider à organiser des événements plus efficaces, plus sûrs et plus mémorables.

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