Beheer van rangorde en institutionele gasten
Personen, functies en instellingen op één plek, met een hiërarchische structuur, rangorde en aanspreekvormen die altijd up-to-date zijn. Elk evenement vertrekt vanuit betrouwbare informatie, niet vanuit een spreadsheet.
Eén institutionele database
Contactgegevens van ambtsdragers staan niet langer verspreid over spreadsheets. Elke persoon heeft een dossier met een foto, de instelling, adressen en contactgegevens, de voorkeurstaal en notities, en kan meerdere functies tegelijk bekleden.
- Meerdere functies per persoon, met begin- en einddatum
- Een eigen aanspreekvorm en rang voor elke functie
- Instellingen met organigrammen en hiërarchisch gegroepeerde functies
Rangorde en automatische rangschikking van gasten
Elke functie heeft een rang die de organisatie handmatig of vanuit Excel vastlegt. Stela gebruikt die rangorde om gasten te rangschikken en een zitplaats op de plattegrond toe te wijzen. Als een evenement dat vereist, kan een alternatieve rangorde worden geactiveerd voor dat evenement of voor de hele organisatie.
Aanspreekvormen en beleefdheidsformules
Stela beheert een catalogus van aanspreekvormen met lange en korte, mannelijke en vrouwelijke varianten, die in elke taal vertaald kunnen worden. In uitnodigingen en documenten kiest Stela automatisch de juiste vorm op basis van het geslacht en de taal van elke persoon, net als bij de functiebenaming.
Importeren vanuit Excel en CSV
Importeer personen met hun functies en groepen vanuit Excel (.xls en .xlsx) of CSV, en foto's vanuit een zip-bestand. Stela valideert elke rij en elk veld, detecteert duplicaten, ook op basis van het identiteitsdocument, en laat u dossiers samenvoegen. Bij het importeren van gasten signaleert een AI-ondersteunde analyse fouten en mogelijke duplicaten.
Groepen, labels en historie
Groepen zijn hiërarchisch en kunnen bij meerdere evenementen worden hergebruikt: u kunt een hele groep uitnodigen of gasten op functie selecteren. Labels categoriseren elk dossier, en voor elke persoon wordt bijgehouden welke evenementen deze heeft bijgewoond en welke e-mails deze heeft ontvangen.
Begeleidende gasten
Per evenement legt u in de uitnodiging vast of begeleidende gasten zijn toegestaan, hoeveel maximaal en in welke zone.
Toegangscontrole en auditing
Fijnmazige rollen en rechten, profielen per evenement en privédossiers beschermen de informatie van ambtsdragers. Elk record bewaart wie het heeft aangemaakt, gewijzigd of verwijderd en wanneer. Het auditlog legt de wijzigingen per veld vast.
- 1Aanmaken en importeren
- 2Groepen en rangorde
- 3Aanspreekvormen en beleefdheidsformules
Andere functies van Stela
Ontdek Stela tijdens een demonstratie
Wij laten u zien hoe Stela u kan helpen om doeltreffendere, veiligere en gedenkwaardigere evenementen te organiseren.
Demo aanvragen