機関・関係者情報をひとつのデータベースに
要人の連絡先を複数のスプレッドシートに分散させる必要はありません。人物ごとの詳細情報には、写真、所属機関、住所、連絡先、希望言語、メモを登録でき、複数の役職を同時に管理できます。
- 人物ごとに複数の役職と各役職の就任日・退任日を登録
- 役職ごとに固有の敬称と序列を設定
- 機関の組織図と、階層ごとに整理された役職
序列の設定と招待客の自動並べ替え
各役職の序列は、組織が手動またはExcelから設定します。Stelaはその序列に従って招待客を並べ替え、会場レイアウト上に座席を割り当てます。必要に応じて、特定のイベントまたは組織全体に別の序列を適用できます。
敬称と儀礼的な呼びかけの表現
Stelaは、正式形・略式形、男性形・女性形を含む敬称の一覧を管理でき、各言語への翻訳にも対応します。招待状や文書では、役職名と同様に、各人物の性別と言語に応じた適切な表現を自動で選択します。
Excel・CSVからのインポート
人物とその役職・所属グループをExcel（.xls・.xlsx）またはCSVから、写真をzipファイルから取り込めます。Stelaは各行・各項目を検証し、身分証明書番号による照合も含めて重複を検出し、人物情報を統合できます。招待客のインポートでは、AIによる分析支援で、誤りや重複の可能性がある情報を指摘します。
グループ・タグ・履歴
グループは階層構造で管理でき、複数のイベントで再利用できます。グループ全体または役職別に招待できます。タグを使って各種の登録情報を分類でき、人物ごとに参加した行事と受信したメールの履歴が残ります。
同伴者
同伴者の可否、人数の上限、配置エリアを、各イベントの招待ごとに設定します。
アクセス制御と監査
きめ細かなロール・権限、イベントごとの権限プロファイル、非公開の人物情報により、要人の情報を保護します。各レコードには、作成・変更・削除を行った担当者と日時が保存され、監査ログには項目ごとの変更が記録されます。
登録から敬称の設定まで
- 1登録・インポート
- 2グループと序列
- 3敬称・挨拶表現