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Rangfolgen und institutionelle Gäste verwalten
Personen, Ämter und Institutionen an einem Ort, mit hierarchischer Struktur sowie stets aktuellen Rangfolgen und Anredeformen. Jede Veranstaltung baut auf verlässlichen Informationen auf, nicht auf einer Tabellenkalkulation.
Eine zentrale institutionelle Datenbank
Die Kontaktdaten von Amtsträgern sind nicht mehr auf verschiedene Tabellenkalkulationen verteilt. Für jede Person gibt es einen Datensatz mit Foto, Institution, Adressen und Kontaktdaten, bevorzugter Sprache und Notizen. Eine Person kann mehrere Ämter gleichzeitig bekleiden.
- Mehrere Ämter pro Person, jeweils mit Beginn und Ende der Amtszeit
- Eigene Anredeform und eigener Rang für jedes Amt
- Institutionen mit Organigramm und hierarchisch gegliederten Ämtern
Rangfolgen und automatische Sortierung der Gäste
Jedes Amt erhält einen Rang, den die Organisation manuell oder über Excel festlegt. Stela sortiert die Gäste danach und weist ihnen Sitzplätze im Saalplan zu. Bei Bedarf lässt sich für eine einzelne Veranstaltung oder für die gesamte Organisation eine alternative Rangfolge aktivieren.
Anredeformen und Höflichkeitsformeln
Stela verwaltet einen Katalog von Anredeformen mit Lang- und Kurzformen sowie männlichen und weiblichen Varianten, die in jede Sprache übersetzt werden können. In Einladungen und Dokumenten wählt Stela automatisch die passende Form für Geschlecht und Sprache der jeweiligen Person – ebenso bei der Amtsbezeichnung.
Import aus Excel und CSV
Importieren Sie Personen mit ihren Ämtern und Gruppen aus Excel (.xls und .xlsx) oder CSV sowie Fotos aus einem ZIP-Archiv. Stela validiert jede Zeile und jedes Feld, erkennt Dubletten – auch anhand des Ausweisdokuments – und ermöglicht das Zusammenführen von Datensätzen. Beim Gästeimport weist eine KI-gestützte Analyse auf Fehler und mögliche Dubletten hin.
Gruppen, Schlagwörter und Verlauf
Gruppen sind hierarchisch aufgebaut und lassen sich veranstaltungsübergreifend nutzen: Sie können ganze Gruppen oder Personen nach ihren Ämtern einladen. Schlagwörter dienen der Klassifizierung jedes Datensatzes. Für jede Person bleibt nachvollziehbar, welche Veranstaltungen sie besucht und welche E-Mails sie erhalten hat.
Begleitpersonen
In der Einladung zu jeder Veranstaltung wird festgelegt, ob Begleitpersonen zugelassen sind, wie viele höchstens und in welchem Bereich.
Zugriffskontrolle und Audit
Rollen und detaillierte Berechtigungen, veranstaltungsspezifische Profile und private Datensätze schützen die Informationen über Amtsträger. Für jeden Datensatz wird festgehalten, wer ihn wann erstellt, geändert oder gelöscht hat. Das Auditprotokoll erfasst Änderungen auf Feldebene.
- 1Anlage und Import
- 2Gruppen und Rangfolgen
- 3Anrede- und Grußformeln
Weitere Funktionen von Stela
Entdecken Sie Stela in einer Demo
Wir zeigen Ihnen, wie Stela Ihnen helfen kann, effektivere und sicherere Veranstaltungen zu organisieren, die länger in Erinnerung bleiben.
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